Privacyverklaring

Privacyverklaring bnbboekhouder

1. Inleiding

Deze privacyverklaring is van toepassing op Bnbboekhouder, gevestigd aan de Jan Voermanstraat 19, 1318 RR te Almere, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87920239 (hierna: “wij”, “ons” of “bnbboekhouder”).

Bnbboekhouder is gespecialiseerd in boekhoudkundige en fiscale dienstverlening aan particuliere en zakelijke verhuurders van vakantiewoningen. Onze dienstverlening omvat onder meer het voeren van de financiële administratie, het verzorgen en indienen van btw-aangiftes, het opstellen en indienen van aangiftes inkomstenbelasting, en advisering op boekhoudkundig en fiscaal gebied.

Bezoekers van onze website (bnbboekhouder.nl) kunnen contact met ons opnemen of een overeenkomst met ons aangaan. Bij het uitvoeren van onze dienstverlening en bij het gebruik van onze website verwerken wij persoonsgegevens van onze klanten en websitebezoekers (hierna: “je”, “jij” of “jouw”), en in voorkomend geval van hun mede-eigenaren, fiscaal partners of werknemers.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen, met welk doel en op welke juridische grondslag, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. Voor cookies op onze website verwijzen we naar onze aparte cookieverklaring op onze website.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) omschrijft een persoonsgegeven als elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dat betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar die persoon te herleiden is.

3. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Bnbboekhouder is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze dienstverlening en onze website. Vragen over deze privacyverklaring of over de uitoefening van je rechten kun je richten aan info@bnbboekhouder.nl.

4. Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij jouw gegevens?

Hieronder lichten we per doel toe welke gegevens we verwerken en welke grondslag onder de AVG daarvoor geldt. Deze doelgerichte opzet (in plaats van één ongedifferentieerde lijst) maakt per verwerking direct duidelijk waarom en op welke basis we gegevens gebruiken.

4.1 Uitvoering van de overeenkomst

Voor het leveren van onze diensten (het voeren van je administratie, het verzorgen van aangiftes en de dagelijkse communicatie hierover) verwerken wij persoonsgegevens. Zonder deze gegevens kunnen wij onze dienstverlening niet uitvoeren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Afhankelijk van je situatie en de afgenomen dienst verwerken wij onder andere:

• NAW-gegevens, geslacht/aanhef, e-mailadres en telefoonnummer
• Geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN)
• KVK-nummer, BTW-identificatienummer, btw-nummer, RSIN en (bij personeel) loonheffingennummer
• Bedrijfsactiviteit en startdatum van de onderneming
• Adres en kenmerken van de vakantiewoning(en) die je verhuurt
• Gegevens van eventuele mede-eigenaren of mede-exploitanten van de vakantiewoning (bijvoorbeeld bij verhuur door twee partners)
• Overzichten van verhuurplatforms zoals Airbnb, Booking.com of Vrbo, en eventuele gegevens over toeristenbelasting
• IBAN (zakelijk en/of privé)
• Gegevens van je fiscaal partner (naam, geboortedatum, BSN) en van kinderen, voor zover relevant voor de aangifte
• Eerdere jaarrekeningen, aangiftes en jaaroverzichten van banken
• Gegevens over hypotheek, eigen woning en vermogen (waaronder de WOZ-waarde), leningoverzichten
• Overige inkomsten zoals loon, dividend, lijfrente, AOV en alimentatie
• Giften, studiekosten en ziektekosten, voor zover relevant voor de aangifte inkomstenbelasting
• Banktransacties

Voor gegevens van gasten van jouw vakantiewoning die wij verwerken ten behoeve van de toeristenbelasting of de administratieve verwerking daarvan, zijn wíj niet de verwerkingsverantwoordelijke maar de verwerker: jij bepaalt als verhuurder het doel en de middelen van die verwerking, wij verwerken deze gastgegevens uitsluitend in jouw opdracht. Deze rolverdeling is vastgelegd in de verwerkersovereenkomst die onderdeel is van onze opdrachtovereenkomst. Voor de privacy van je eigen gasten verwijzen we daarom naar jouw eigen privacyverklaring als verhuurder, niet naar dit document.

4.2 Onderhoud van de klantrelatie

Om onze relatie met jou goed te onderhouden leggen wij notities vast, bijvoorbeeld over persoonlijke omstandigheden of voorkeuren die je met ons deelt. Zo weten we bij het opstellen van je aangifte of bij een telefoontje wat de actuele stand van zaken is. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een goede klantrelatie (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

4.3 Klantenservice

Voor het afhandelen van vragen, opmerkingen of klachten verwerken we de gegevens die nodig zijn om je goed te kunnen helpen, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte afhandeling van vragen en klachten (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

4.4 Wettelijke verplichtingen (Wwft)

Als administratiekantoor zijn wij poortwachter onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Dit betekent dat wij verplicht zijn om, zodra we een overeenkomst aangaan en ook daarna doorlopend, de identiteit van onze klanten vast te stellen en te verifiëren. Grondslag: het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Hiervoor verwerken wij:

• Gegevens uit een geldig identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart of Nederlands rijbewijs)
• Naam, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN)
• Dezelfde gegevens van een eventuele mede-aanvrager, omdat vakantiewoningen vaak twee eigenaren of exploitanten hebben
• De uitkomst van de toetsing aan sanctielijsten en de toetsing op politiek prominente personen (PEP)

4.5 Website, analyse en cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken, bijvoorbeeld voor het goed laten functioneren van de website (functionele cookies) en, indien van toepassing, voor analyse van websitegebruik of marketing (analytische en marketingcookies). Functionele cookies zijn noodzakelijk voor een goed werkende website; hiervoor is de grondslag ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Analytische en marketingcookies plaatsen we alleen met jouw toestemming, die je geeft via de cookiebanner op onze website (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

Voor een volledig overzicht van welke cookies we plaatsen, met welk doel en hoe lang, verwijzen we naar onze cookieverklaring op onze website.

4.6 Marketing en nieuwsbrief

We kunnen je e-mailadres gebruiken om je (bijvoorbeeld via MailChimp) onze nieuwsbrief te sturen, bijvoorbeeld met praktische belastingtips voor verhuurders van vakantiewoningen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij effectieve communicatie met onze klanten (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Je kunt je op elk moment afmelden via de afmeldlink onderaan iedere e-mail, of door een e-mail te sturen naar info@bnbboekhouder.nl.

5. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens we van je verwerken.
• Recht op rectificatie: we passen gegevens aan die niet meer kloppen.
• Recht op verwijdering (“vergetelheid”): in sommige gevallen kun je ons vragen je gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons vragen de verwerking van je gegevens te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: je kunt een kopie van je gegevens ontvangen of laten overdragen aan een andere partij.
• Recht van bezwaar: in sommige gevallen kun je bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens.
• Recht om een gegeven toestemming in te trekken, waar de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten, neem dan contact met ons op via info@bnbboekhouder.nl. We reageren binnen een maand op je verzoek. Om je privacy te beschermen kunnen we je vragen je identiteit te verifiëren voordat we je verzoek in behandeling nemen.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de manier waarop wij je gegevens verwerken.

6. Met wie delen wij jouw gegevens?

Voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering schakelen we externe partijen (verwerkers) in. Met alle verwerkers die persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Deze partijen mogen je gegevens uitsluitend gebruiken in onze opdracht en niet voor eigen doeleinden. Wij verkopen je gegevens niet aan derden.

7. Doorgifte van gegevens buiten de EER

We verwerken persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Een aantal verwerkers dat we inschakelen kan persoonsgegevens buiten de EER verwerken (hiervoor verwijzen we naar de bovenstaande tabel uit Artikel 6). In die gevallen zorgen we voor een passend beschermingsniveau zoals vereist onder de AVG, bijvoorbeeld doordat de Europese Commissie het land heeft erkend als land met een passend beschermingsniveau (adequaatheidsbesluit), door gebruik van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of via andere passende waarborgen zoals bindende bedrijfsvoorschriften. Meer informatie hierover kun je opvragen via info@bnbboekhouder.nl.

8. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor we ze verwerken, met inachtneming van de volgende wettelijke bewaartermijnen en voor zover die verplichtingen op Bnbboekhouder rusten:

• Financiële en administratieve gegevens: op grond van de fiscale bewaarplicht (artikel 52 AWR) in beginsel 7 jaar na afloop van het boekjaar.
• Gegevens die verband houden met onroerende zaken, zoals gegevens over de vakantiewoning en de eigen woning, bewaren wij 10 jaar, conform de verlengde fiscale bewaarplicht voor onroerend-goedgerelateerde gegevens.
• Gegevens die zijn verzameld in het kader van het Wwft-cliëntenonderzoek bewaren wij tot 5 jaar na beëindiging van de klantrelatie, conform de Wwft.
• Contact- en klantenservicegegevens bewaren we zolang nodig is om je vraag of klacht af te handelen, en daarna nog een redelijke termijn voor het geval je opnieuw contact opneemt.
• E-mailadressen voor de nieuwsbrief bewaren we tot je je afmeldt.

9. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Op grond van artikel 32 AVG zijn wij verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Dit omvat onder meer toegangsbeperking met multi-factor-authenticatie, firewalls, antivirusbescherming, actuele software, regelmatige back-ups en beveiligde cloudopslag, aangevuld met organisatorische maatregelen zoals een privacy- en beveiligingsbeleid, fysieke toegangsbeveiliging van ons pand, contractuele afspraken met onze verwerkers, dataminimalisatie en periodieke evaluatie van deze maatregelen. Alleen medewerkers die daartoe bevoegd zijn hebben toegang tot je gegevens.

Mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek, dan brengen wij dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking in kaart en melden we dit, indien de wet dit vereist, bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen.

10. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wetswijzigingen of veranderingen in onze dienstverlening. De meest actuele versie vind je altijd op onze website. Deze versie is voor het laatst gewijzigd op 20 september 2026.

11. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je gebruikmaken van je rechten, neem dan contact met ons op via info@bnbboekhouder.nl.